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Gebrauchstauglichkeit von Zeiterfassungssystemen

Jeden Tag müssen Mitarbeiter in zahlreichen Behörden und Unternehmen ihre Arbeitszeit genau protokollieren, um auf diese Weise zum Beispiel Urlaubstage und Überstunden zu verwalten. Früher gab es dafür Stechuhren. Inzwischen übernehmen computergesteuerte Zeiterfassungssysteme diesen Job. Jedoch haben viele dieser Systeme einen entscheidenden Nachteil – die Überfrachtung mit vielen Funktionen und ungeeignete Symbole führen zu Fehlbedienungen und damit zu viel Ärger.

Die Firma INCA Industrie und Bürotechnik GmbH aus Chemnitz stand vor genau diesem Problem und löste es zusammen mit Psychologen und Arbeitswissenschaftlern der “Kompetenzinitiative Usability” an der Technischen Universität Chemnitz. “Wir entwickelten drei verschiedene Prototypen und überprüften diese im Nutzertest. Nun wissen wir, was sich die Nutzer wünschen und wie künftig Buchungsfehler bei der Zeiterfassung vermieden werden können”, berichtet Nina Bär, wissenschaftliche Mitarbeiterin an der Professur Allgemeine und Arbeitspsychologie. Beispielsweise haben sich viele Nutzer eine einfachere und eindeutigere Erfassung von Dienstgängen gewünscht.

Die Wissenschaftler optimierten bei den Prototypen die Anzahl der Bedienschritte, verbesserten Sicherheitsabfragen und führten neue Zeit- und Ortswechselsymbole ein, um die Nutzerfreundlichkeit der Zeiterfassungssysteme zu erhöhen. INCA-Geschäftsführer Frank Lippmann ist mit der Zusammenarbeit mit der “Kompetenzinitiative Usability” sehr zufrieden: “Die Empfehlungen der externen Fachleute von der TU Chemnitz sind für uns sehr wertvoll und fließen in unsere neuen Entwicklungen ein.” So soll auf der Hannover Messe vom 19. bis 23. April 2010 ein neues Zeiterfassungssystem präsentiert werden, in das das Know-how der Chemnitzer Wissenschaftler integriert wird.

Stichwort: “Kompetenzinitiative Usability”
Kleine und mittelständische Unternehmen in den neuen Bundesländern sind die Zielgruppe der “Kompetenzinitiative Usability” (KiU), die vom Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung für zweieinhalb Jahre mit insgesamt 500.000 Euro gefördert wird.

Schulungen, Usability-Projekte und Beratungsdienstleistungen bietet das Projektteam der Technischen Universitäten Chemnitz und Berlin sowie des Zentrums Mensch-Maschine-Systeme (ZMMS) den Firmen an.
Mitarbeiter der Professuren Allgemeine und Arbeitspsychologie (Prof. Dr. Josef Krems), Arbeitswissenschaft (Prof. Dr. Birgit Spanner-Ulmer) sowie Kognitionspsychologie und Kognitive Ergonomie (Prof. Dr. Manfred Thüring) arbeiten gemeinsam daran, das Thema Gebrauchstauglichkeit – also die Usability von Produkten – stärker in den Fokus von kleinen und mittleren Unternehmen zu rücken. Projekte mit einem Umfang bis zu fünf Tagen sind kostenfrei. (TU Chemnitz)